Gestión de camiones, seguros y documentación
Administra unidades, pólizas, matrículas y documentos por aseguradora con control por camión y alertas de vencimiento.
Software para gestión de flota y operaciones
Controla contratos, camiones, taller, seguros y documentación sin hojas dispersas.
RubixFlow es una plataforma web para empresas de transporte, residuos y operación de flota que necesitan trazabilidad diaria, gestión de pólizas y documentos por aseguradora, checklist de seguridad, taller y mantenimiento, carnets de personal verificables por QR, cuentas presentadas con firma digital, reportes gerenciales y vencimientos visibles.
Visibilidad
Tiempo real
Operación, vencimientos, pólizas y documentación.
Control
Checklist y taller
Inspecciones con evidencia, órdenes de taller y repuestos.
Trazabilidad
Carnets QR
Credenciales verificables, historial y cuentas presentadas.
Órdenes, checklist y cumplimiento
Asigna tareas, registra viajes, controla ejecución por ruta y evidencia con fotos.
Taller y mantenimiento
Órdenes de taller, planes de mantenimiento, inventario y compras.
Novedades
Lo más reciente de RubixFlow
Módulos agregados para cubrir el ciclo completo de la operación: del carnet del conductor y el mantenimiento del camión hasta la factura y el reporte gerencial.
Nuevo
Carnets de empleado con QR
Emisión e impresión masiva de credenciales, verificación pública por QR o enlace seguro, historial de emisiones y desactivación por pérdida o robo. Fondo del carnet configurable por compañía.
Nuevo
Traslado de empleados entre compañías
Traslado individual o masivo de personal entre compañías conservando foto, carnets, licencias y documentos, sin perder la trazabilidad histórica.
Nuevo
Taller y mantenimiento
Órdenes de taller con progreso y consumo de repuestos, planes de mantenimiento, inventario con movimientos, proveedores, compras, recepción y áreas de diagnóstico.
Nuevo
Autorizaciones y cierre mensual
Solicitudes de cambio con aprobación o rechazo, autorizaciones excepcionales y cierre de períodos operativos para congelar la información ya facturada.
Nuevo
Centro de reportes gerenciales
Más de 10 reportes de operaciones, cumplimiento de rutas, productividad, flota, mantenimiento, riesgos de facturación, rentabilidad por contrato y desempeño del personal, exportables a PDF y XLSX.
Nuevo
Cuentas presentadas y prefacturas
Cuentas por cobrar con plantillas y variables, firmas digitales, cálculo de toneladas por camión, prefacturas en PDF enviadas por correo y bloqueo de la operación cuando existen prefacturas vencidas.
Nuevo
Mapas públicos de rutas y zonas
Códigos públicos con QR para macro rutas, micro rutas y zonas de contrato, con área de servicio, waypoints y accesos directos a Google Maps y Waze.
Nuevo
Cajas Roll-On y buzón con QR
Cajas Roll-On con QR, historial de movimientos y envío del código por correo, además de buzones de mensajes accesibles por QR para reportes y sugerencias.
Nuevo
Permisos de menú por rol
Matriz de permisos configurable por rol, plantillas reutilizables y menú lateral que se adapta a las áreas asignadas de cada usuario, con datos aislados por compañía.
Qué incluye
Módulos para la operación diaria
- Contratos, clientes, zonas y adendas
- Camiones, seguros y documentación
- Checklist pre-trip, incidencias y fotos
- Órdenes de trabajo, rutas y viajes
- Taller, mantenimiento, inventario y compras
- Personal, carnets QR y roles
- Cuentas presentadas y prefacturas
Beneficios
Menos fricción operativa
- Visibilidad en tiempo real
- Estandariza flujos y roles
- Auditorías más simples
- Menos errores de facturación
- Decisiones con reportes gerenciales
Contacto comercial
Solicita información o una demostración
Comparte tus datos y coordinamos una presentación de la app enfocada en tu operación, tus contratos y tu flota.
Beneficio operativo
Reducción de tiempo en captura y revisión operativa
60 camiones × 2 turnos × 2 viajes mínimos al vertedero: ~7,200 eventos/mes. Captura manual ~360 h (≈USD 4,320) vs revisión en la app ~4 h (≈USD 48). Ahorro ~356 h/mes (~99%) y ~USD 4,272.
~99% tiempo
~356 h/mes ahorradas
Módulos incluidos
- Contratos, clientes, zonas, adendas y cuentas por facturar
- Rutas, órdenes de trabajo, viajes y ocupantes
- Checklist pre-trip con fotos, incidencias y trazabilidad
- Empleados, carnets con QR, roles y permisos por compañía
- Aseguradoras, pólizas y documentación de camiones
- Taller, mantenimiento, inventario y órdenes de compra
- Cuentas presentadas, firmas digitales y prefacturas
- Centro de reportes gerenciales con PDF y XLSX
- Alertas de vencimientos (pólizas, seguros, contratos, rutas)
Seguridad y control
- Autenticación y roles activables (SuperAdmin, Admin, ApiClient)
- Matriz de permisos de menú por rol con plantillas reutilizables
- Multiempresa con datos aislados y selector de compañía activa
- Bitácora de auditoría con IP, filtros por usuario y fecha y exportación
- Cierre de períodos y autorizaciones para cambios sensibles
- Doble autenticación, bloqueo por intentos fallidos y restablecimiento seguro de contraseñas
- API protegida con JWT para integraciones
Onboarding rápido
- Configuramos compañías, usuarios y permisos de menú por rol.
- Cargamos flota, rutas, contratos y personal existentes.
- Activamos checklist, alertas de vencimientos y carnets con QR.
- Lanzamos pilotos con tu equipo y soporte guiado.
Para quién es
RubixFlow ayuda a operaciones con alta carga de coordinación
La plataforma está diseñada para empresas que necesitan controlar flota, contratos y cumplimiento operativo sin perder trazabilidad entre oficina, patio y campo.
Empresas de transporte
Control de camiones, rutas, ocupantes y ejecución diaria.
Operadores de residuos y vertedero
Registro de viajes, soporte de cuentas y trazabilidad de servicios.
Contratistas con cumplimiento
Alertas de vencimientos y documentación de seguridad visible.
Equipos administrativos
Menos captura manual y mejor coordinación entre áreas.
Qué resuelve
Problemas que suelen frenar la operación
- Información repartida entre papel, chats y hojas de cálculo.
- Contratos y seguros sin alertas visibles antes del vencimiento.
- Documentos de camiones y credenciales de personal dispersos y difíciles de auditar.
- Taller sin seguimiento de repuestos, compras ni mantenimiento planeado.
- Dificultad para auditar checklist, fotos y cambios operativos.
- Cuentas presentadas y facturas construidas a mano cada mes.
- Tiempo excesivo para revisar eventos mensuales y soportar facturación.
Preguntas frecuentes
Resolvemos tus dudas sobre RubixFlow
RubixFlow está diseñado principalmente para empresas de transporte, operadores de residuos y vertederos, contratistas con requisitos de cumplimiento normativo, y cualquier organización que necesite gestionar flota, contratos y operaciones de campo con trazabilidad completa.
RubixFlow es una plataforma 100% web basada en la nube. No requiere instalación de software en servidores locales. Solo necesitas un navegador web y conexión a internet para trabajar desde la computadora o tablet de tu operación.
El onboarding típico toma entre 1-2 semanas dependiendo del tamaño de tu operación. Incluimos configuración de compañías, carga de flota y rutas existentes, capacitación del equipo y lanzamiento de pilotos guiados. Ofrecemos soporte durante todo el proceso.
Sí, RubixFlow incluye una API protegida con JWT que permite integraciones con sistemas de nómina, contabilidad, GPS vehicular y otras plataformas. Consulta con nuestro equipo técnico sobre las integraciones específicas que necesitas.
Implementamos autenticación segura con roles activables (SuperAdmin, Admin, ApiClient), matriz de permisos de menú por rol, auditoría completa de acciones con IP, filtros y exportación, cierre de períodos operativos y políticas de bloqueo por intentos fallidos. Cada compañía tiene sus datos aislados y solo accesibles por sus usuarios autorizados. También se ofrece ingreso con doble autenticación para una mayor seguridad.
Sí, ofrecemos demostraciones personalizadas enfocadas en tu operación específica. Completa el formulario de contacto y coordinaremos una presentación en vivo donde mostraremos cómo RubixFlow puede resolver tus desafíos operativos particulares.
Sí. El módulo de taller incluye órdenes de trabajo con registro de progreso y consumo de repuestos, planes de mantenimiento, inventario con sus movimientos, proveedores, órdenes de compra con aprobación, recepción y salida de documentos, y áreas de diagnóstico. Todo se refleja en los reportes de mantenimiento y downtime de la flota.
Sí. Cada empleado puede tener un carnet con fotografía y código QR que se imprime en lote y se verifica desde un enlace público seguro, sin necesidad de cuenta. El sistema guarda el historial de emisiones y permite regenerar o desactivar el carnet en caso de pérdida o robo. Además, el traslado de personal entre compañías puede hacerse de forma individual o masiva, conservando foto, licencias, carnés de salud y demás documentos.
Los permisos de menú se configuran por rol desde una matriz visual y se pueden guardar como plantillas reutilizables para crear roles nuevos rápidamente. Cada usuario solo ve las áreas que tiene asignadas, y la plataforma trabaja con múltiples compañías: el usuario elige la compañía activa y sus datos quedan aislados de las demás.
RubixFlow genera cuentas por cobrar a partir de las órdenes de trabajo, con cálculo de toneladas por camión, plantillas de carta y firmas digitales. Sobre esa base se emiten prefacturas en PDF que se envían por correo. El cierre mensual bloquea el período ya presentado para que no cambie bajo la factura, y cualquier modificación requiere una solicitud de cambio aprobada por un supervisor o una autorización excepcional. Si existen prefacturas vencidas, el sistema bloquea la operación hasta regularizarlas.
El centro de reportes cubre resumen operativo, cumplimiento de rutas, productividad por ruta, turno y camión, incidencias y excepciones operativas, rendimiento y estado ejecutivo de flota, mantenimiento y downtime, compras e inventario de taller, compliance documental y regulatorio, riesgo de facturación y prefacturas, rentabilidad por contrato, listado de rutas, órdenes por ruta, desempeño del personal y listado de empleados. Todos se pueden exportar a PDF y, cuando corresponde, también a Excel.